Ngày nay, việc sử dụng hoá đơn để thanh toán là điều phổ biến khi đi mua hàng hay trao đổi. Hoá đơn giúp ích cho cả người bán và người mua. Bạn có nhu cầu in hoá đơn nhưng chưa có kinh nghiệm gì cả. Đừng lo lắng nhé, bài viết sẽ chia sẻ với bạn lần đầu in hoá đơn thì cần chú ý những điều gì để đạt hiệu quả.

1. Hoá đơn đặt in là gì?

Hoá đơn đặt in là loại hoá đơn do các cửa hàng hay công ty đặt in theo mẫu sẵn có hoặc tự thiết kế để sử dụng cho việc thanh toán hoặc cung ứng trao đổi hàng hoá.

Hoá đơn là hình thức trao đổi và là giấy chứng nhận cho việc phát sinh giữa hai chủ thể. Hoá đơn đặt in thường có hai đến ba liên, một liên do người bán giữ và một liên do khách hàng giữ, liên còn lại sẽ để lưu trữ dùng cho công việc khác.

Kinh nghiệm đặt in hóa đơn

Hoá đơn giúp cho người bán có thể quản lý được số lượng và tình trạng hàng hoá trong kho, giúp cho khách hàng yên tâm về chất lượng sản phẩm và là vật đảm bảo cho sự đổi trả hàng.

Đặt in hoá đơn lần đầu không phải là việc dễ dàng, nó sẽ là một quá trình bạn phải tìm hiểu và trao đổi với bên xưởng in.

2. Cần lưu ý gì khi đặt in hoá đơn lần đầu?

  • Tìm đối tác (xưởng in) uy tín 

Để có thể in được hoá đơn thì dĩ nhiên bạn phải đi tìm cho mình một xưởng in uy tín và đủ khả năng để in ấn theo như sản phẩm cuối cùng mà bạn muốn.

Bạn nên lựa chọn xưởng in nào có nhiều đánh giá tốt và có đầy đủ trang thiết bị, điều này chứng tỏ xưởng in có thể sẽ chuyên nghiệp và đã từng hợp tác với rất nhiều người. Do đó, họ sẽ có kinh nghiệm và cách làm việc phù hợp khiến đôi bên đều thoải mái và đạt được thành công.

Lưu ý khi đặt in hóa đơn

  • Yếu tố giá cả khá quan trọng

Dù bạn có in hoá đơn với số lượng ít hay nhiều thì bạn vẫn nên cân nhắc về mức giá. Giá cả in ấn của xưởng phải được công khai và trình bày rõ ràng, chi tiết chứ không nên gặp khách này nói một giá, gặp khách kia thì giá khác. Nếu có thể hãy trao đổi với xưởng in về những khoản chiết khấu hay chương trình khuyến mãi để tìm kiếm thêm cơ hội được giảm giá cho mình nhé.

  • Cung cấp thông tin trên hoá đơn đầy đủ nhưng ngắn gọn

Hoá đơn của đơn vị nào thì phải cung cấp thông tin của đơn vị đó. Tất cả những thông tin liên quan đến tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, slogan, logo,… đều phải được trình bày đầy đủ nhưng ngắn gọn, không rườm rà để người xem dễ ghi nhớ thông tin. 

 

Thông tin cần thiết để in hóa đơn

Tên của hoá đơn là yếu tố không thể thiếu được và cần phân biệt cho đúng loại hoá đơn. Ví dụ như hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn nhập hàng, hoá đơn xuất hàng, hoá đơn thanh toán,… 

Nội dung bên trong hoá đơn cần được trình bày dễ hiểu và nếu có thể thì lập thành bảng cho tiện so sánh, cần thêm mục ghi chú hay yêu cầu khác trong phần cuối của hoá đơn tự in. Cuối hoá đơn cần ghi rõ phần chữ kí của các bên liên quan. 

  • Ngôn ngữ trong hoá đơn

Cần chắt lọc những từ ngữ phổ thông, ai đọc cũng có thể hiểu được để đưa vào hoá đơn. Tuyệt đối không được cho những biểu tượng, những ký hiệu linh tinh, hay những từ ngữ biểu lộ cảm xúc và hình ảnh. Hoá đơn cần được thiết kế nghiêm túc và mang tính chất thông tin.

mẫu in hóa đơn

  • Đánh số thứ tự cho hoá đơn

Hoá đơn thường được in theo quyển do đó cần lưu ý đến thứ tự của mỗi hoá đơn. Việc đánh số thứ tự hoá đơn sẽ giúp cho người kiểm kê có thể tính toán và kiểm tra số lượng và tính liên tục của hoá đơn, tránh sự thất thoát không rõ nguyên nhân.

Có một vài điều bạn cần lưu ý khi đặt in hoá đơn lần đầu để không mất thời gian chỉnh sửa và tiêu tốn tiền bạc vì chưa tìm hiểu thông tin rõ ràng. Chúc bạn thành công.

 

>> Mời bạn theo dõi thêm bài viết: Kinh nghiệm chọn nơi in hóa đơn VAT tại Hà Nội chất lượng

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *